Kaizen ou la sagesse japonaise au service de la performance !

Le mot kaizen est la fusion des deux mots japonais kai et zen qui signifient respectivement « changement » et « bon ».

Le kaizen est un processus d'améliorations concrètes, simples et peu onéreuses réalisées dans un laps de temps très court. Mais le kaizen est tout d'abord un état d'esprit qui nécessite l'implication de tous les acteurs.

J'ai beaucoup appris de ma longue collaboration avec les entreprises japonaises et notamment de cette démarche reposant sur des petites améliorations faites au quotidien.

Il appartient bien évidemment au Management de définir les projets à mener et les priorités d'actions mais l'amélioration permanente des processus est la responsabilité de tous les collaborateurs.

Si vous avez efficacement défini vos objectifs avec vos équipes (voir article du 3 novembre), vous avez déjà établi de solides fondations pour entreprendre le "grand voyage de l'amélioration continue" !

Comment concrètement mettre en oeuvre Kaizen au sein de votre organisation ?

Je recommande sans hésitation l'utilisation du cycle PDCA (aussi appelé "Roue de Deming"). La méthode comporte quatre étapes, chacune entraînant l'autre, et vise à établir un cercle vertueux :

1. Plan : ce que l'on va faire
   
2. Do : production
   
3. Check : mesure, vérification


4. Act : décision améliorative, corrective
   

La première étape, Plan, consiste à planifier la réalisation, par exemple l'écriture du cahier des charges et l'établissement d'un planning.

L'étape Do est la construction, la réalisation, de l'œuvre.

Une fois achevée, on entame l'étape Check qui consiste à contrôler que le travail (Do) correspond bien à ce qui était prévu (Plan). Cette étape utilise des moyens de contrôle divers, tels qu'indicateurs de performance (voir article du 17 novembre).

Puis l'étape Act consiste à rechercher des points d'améliorations. L'étape Act amènera un nouveau projet à réaliser, donc une nouvelle planification à établir. Il s'agit donc d'un cycle que l'on représente à l'aide d'une roue.

Dans la pratique, vous pouvez, par exemple, établir le principe d'une revue mensuelle avec vos principaux collaborateurs.

Au cours de ce rendez-vous récurrent, chaque personne rappelle quel était son plan d'actions, ce qui a été fait, les résultats obtenus, positifs et négatifs, et propose des actions correctives à mettre en oeuvre un nouveau plan d'action. Celui-ci sera évidemment revu sur le même principe lors de la prochaine réunion PDCA.

Plusieurs séances de ce type seront probablement nécessaire avant que vos collaborateurs (et vous-même !) maîtrisent parfaitement l'exercice.

Deux conseils : soyez persévérant et appliquez ostensiblement la méthode à vos propres plans d'actions !